Erstgespräch anfragen
Ablauf Beweis Leistungen Team Fragen Kostenloses Erstgespräch anfragen

Dieselbe Anzahl Leute.
Deutlich mehr Ergebnis.

Digital arbeiten die meisten Betriebe längst. Und trotzdem geht jeden Tag Zeit an Routine verloren, die kein Kunde bezahlt. Genau da setzen wir an und optimieren Ihre Prozesse mit KI und individuellen Automationen, sodass es von selbst läuft. Zusätzlich arbeiten wir Ihre Mitarbeiter so ein, dass Mensch und Automation Hand in Hand arbeiten.

Kostenloses Erstgespräch anfragen
  • Aachen, Köln, Hamburg
  • In eigenen Unternehmen seit Jahren bewährt
  • DSGVO-konform, Ihre Daten bleiben bei Ihnen
Eine Hand zeichnet einen Prozessablauf auf Papier, daneben ein Laptop
Zahlen aus dem eigenen Betrieb eines der Gründer. Eine Person, kein Backoffice, seit über zwei Jahren.
0Std.
am Tag, die diese eine Person früher in Verwaltung steckte. Heute: keine.
0→ 3
Handgriffe von der Kontaktaufnahme bis zum Zahlungseingang. Drei macht der Mensch, 18 laufen von selbst.
0+
Verträge und Reservierungen im Jahr. Kein Dokument von Hand erstellt.
0Jahre
im täglichen Einsatz. Auch im Urlaub, auch nach Feierabend.
Wo die Zeit bleibt

Diese Arbeit macht Ihr Team jeden Tag von Hand. Sie müsste es nicht.

Im Schnitt gehen zwei Stunden pro Person und Tag für Verwaltung drauf: Anfragen sortieren, Angebote nachfassen, Rechnungen abgleichen, Tabellen füllen. Verteilt auf viele Köpfe fällt es niemandem auf. Zusammengerechnet sieht es so aus.

Beispiel: Betrieb mit 20 Personen, Stunden pro Monat

  1. Anfragen und Leads qualifizieren
    90Std.
  2. Angebote und Verträge nachfassen
    120Std.
  3. Rechnungen erstellen und abgleichen
    90Std.
  4. Exposés, Berichte, Unterlagen schreiben
    80Std.
  5. Excel füllen und Controlling
    70Std.
  6. Dieselben Fragen beantworten
    110Std.
  7. Dateien und Belege ablegen
    100Std.
  8. Daten von Hand übertragen
    100Std.
  9. Zeit und Kapazitäten planen
    80Std.
  10. Ein Viertel der Arbeitszeit: rechnerisch 5 von 20 Vollzeitstellen
    840Std.

Rechnung: 20 Personen × 2 Stunden × 21 Arbeitstage. Nicht alles davon lässt sich automatisieren. Läuft die Hälfte von selbst, gewinnen Sie zweieinhalb Stellen, ohne jemanden einzustellen. Wie viel es in Ihrem Betrieb ist, sehen wir im Erstgespräch.

Und das ist nur die Zeit. Ein Angebot, das niemand nachfasst, kostet keinen Stundensatz, sondern den Auftrag. Eine Anfrage, die zwei Tage liegt, geht zum Wettbewerber. Was liegen bleibt, ist teurer als das, was gemacht wird.

Ein hoher Stapel Akten und Papiere auf einem Schreibtisch im Büro
So arbeitet KOHPRA

Vier Schritte. Jeder mit einem Ergebnis, das Sie in der Hand halten.

Niemand muss alles auf einmal machen. In der Regel beginnt es mit einem einzigen Ablauf, der spürbar nervt oder dessen Liegenbleiben spürbar Umsatz kostet.

  1. Erstgespräch

    kostenlosvor Ort oder online

    Wir lernen uns kennen und sprechen über Ihre Situation, die Ausgangslage und das Ziel. Sie erzählen, wo es hakt. Wir hören zu, fragen nach und sagen ehrlich, was wir davon halten.

    DANACH HABEN SIEUnsere Einschätzung, mit welchem Aufwand die Lösung verbunden ist, und ein individuelles Angebot. Schriftlich, unverbindlich.

  2. Prozess-Audit

    2 Tagebei Ihnen im Büro

    Wir besprechen Ihre Prozesse ganz genau und begleiten Sie und Ihre Mitarbeiter im Arbeitsalltag, um die Abläufe und das Optimierungspotenzial bestmöglich zu sehen und zu verstehen. Daraus entsteht ein Plan mit Prioritäten: Was zuerst, was danach, was gar nicht.

    DANACH HABEN SIEEinen Umsetzungsplan mit Prioritäten und der erwarteten Zeitersparnis pro Kopf. Über die BAFA-Beratungsförderung bezuschussbar.

  3. Umsetzung

    2 bis 6 Wochenje nach Auftrag

    Wir setzen um und integrieren die Automationen so in Ihre bestehenden Systeme, dass Ihre Mitarbeiter idealerweise kein neues Programm brauchen und sich an nichts gewöhnen müssen: Alles passiert im Hintergrund. Und wo Ihr Team selbst mit KI arbeitet, hat es in der Schulung gelernt, sie sicher und effizient zu nutzen.

    DANACH HABEN SIEIhren ersten Wow-Moment. Ein Ablauf, der Ihnen gestern noch Zeit gestohlen hat, läuft heute von allein. Und Ihr Team fragt, was als Nächstes dran ist. Ernst gemeinte Warnung: Das macht süchtig.

  4. Betreuung und Ausbau

    laufendfeste Ansprechperson

    Wir halten Ihre Automationen am Laufen und bauen sie mit Ihnen aus: Anpassungen, wenn sich in Ihrem Betrieb etwas ändert, Upgrades bestehender Workflows, neue Workflows, Störungsbehebung, weitere Beratung. Eine feste Ansprechperson, die Ihren Betrieb kennt.

    DANACH HABEN SIEDie Antwort auf „Läuft das auch, wenn ihr weg seid?“. Ja. Und wenn Sie es lieber selbst betreiben, bilden wir Ihre Mitarbeiter dafür aus.

Parallel dazu, oft davor: Ihr Team. Ein Vortrag oder ein halber Tag mit Ihren Mitarbeitern, nicht als Grundlagenkurs, sondern an ihren eigenen Aufgaben. Damit Ihre Mitarbeiter zuerst erleben, was ihnen abgenommen wird, nicht, was ihnen weggenommen wird.

Kostenloses Erstgespräch anfragen
Beweis statt Behauptung

Ein kompletter Betrieb. Eine Person.
Seit über zwei Jahren, jeden Tag.

Einer der Gründer von KOHPRA führt eine Gesellschaft, in der der komplette Ablauf von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Zahlungseingang automatisiert läuft. Unabhängig davon, ob Feierabend ist, Urlaub, oder gerade an anderer Stelle zu viel zu tun ist. Kein Backoffice, keine zusätzliche Mannschaft. Alles, was wir bei Kunden einsetzen, läuft dort seit Jahren im Alltag. Und wir zeigen es Ihnen live.

Was sich aus eigener Praxis und aus Kundenprojekten bestätigen lässt:

  • Kein Interessent bleibt unbeantwortet.Mehr Vertriebspotenzial.
  • Kein Angebot wird vergessen nachzufassen.Kein Umsatz geht verloren.
  • Rechnungsstellung automatisiert.Rechnung raus am selben Tag, schnellere Liquidität.
  • Zahlungserinnerungen automatisiert.Weniger offene Posten, ohne dass jemand hinterhertelefoniert.
  • Kein Dokument liegt an der falschen Stelle.Bessere Übersicht, weniger Suchen.
  • Keine Frage muss zweimal beantwortet werden.Deutlich mehr Zeit für die Kerntätigkeit.

Die Zahlen dazu. Für eine Firma, die aus genau einer Person besteht:

1
Person führt den kompletten Betrieb. Kein Backoffice, keine Assistenz.
3Std.
am Tag, die diese eine Person früher in Verwaltung steckte. Heute: keine.
21→ 3
Handgriffe bis zum Zahlungseingang. Drei macht der Mensch, 18 laufen von selbst.
350+
Verträge und Reservierungen im Jahr. Kein Dokument von Hand erstellt.

Der Mensch entscheidet. Die Maschine führt aus.

An drei Stellen im gesamten Ablauf sitzt bewusst ein Mensch: dort, wo eine Entscheidung wirklich einen Menschen braucht. Überall sonst läuft es. Jede dieser Strecken führen wir Ihnen im Erstgespräch live vor. Das ist der Unterschied zwischen einem Angebot und einem Beweis.

Die Strecke, die dort läuft

Von der ersten Kontaktaufnahme bis zum Zahlungseingang. Blau markiert die Stellen, an denen ein Mensch sitzt.

  1. Kontaktaufnahme kommt herein, wird eingeordnet und im CRM angelegt
  2. Bestätigung mit Terminvorschlag, Erinnerung, wenn keiner gebucht wird
  3. Terminbestätigung und Erinnerung an den Kunden
  4. Das Beratungsgespräch MENSCH
  5. Nachfassstrecke über vier Wochen, fünf E-Mails, hört von selbst auf, sobald der Kunde antwortet
  6. Reservierung: Dokument wird aus den CRM-Daten erzeugt, der Kunde trägt ein und unterschreibt
  7. Daten laufen ins CRM, in die Übersicht und in den richtigen Ordner
  8. Vertragswerk wird individuell erzeugt und geht zur Unterschrift, Erinnerung nach drei Tagen
  9. Freigabe der Rechnung MENSCH
  10. Rechnung geht heraus, wird abgelegt, der Partner wird informiert
  11. Erste, zweite, dritte Zahlungserinnerung, jeweils vom richtigen Absender
  12. Prüfung des Zahlungseingangs MENSCH
  13. Bestätigung an den Kunden, Übersichten auf Stand
  14. Eingehende Belege: in einen Ordner ziehen, erkannt, nach Monat abgelegt, an die Buchhaltung übergeben
Zwei Säulen, ein Ergebnis

Gebaut und benutzt. Nur beides zusammen verändert Ihre Zahlen.

Berater liefern Folien. Softwareanbieter liefern Lizenzen. Beides nützt nichts, wenn im Betrieb danach niemand anders arbeitet. Deshalb machen wir beides: Wir bauen den Ablauf, und wir arbeiten Ihre Mitarbeiter so ein, dass Mensch und Automation Hand in Hand arbeiten.

Zwei Personen besprechen einen Ablauf am Laptop
SÄULE 1

Automationen bauen und betreiben

Wir finden die Stellen, an denen Menschen wiederkehrende Arbeit machen, und bauen Abläufe, die diese Arbeit übernehmen. Sie müssen die Technik nicht verstehen. Sie bekommen das Ergebnis: Der Prozess läuft ohne Sie.

  • Angebots- und VertragsstreckeVom Erstkontakt über Nachfassen, Unterschrift und Rechnung bis zur Ablage, ohne Handgriff dazwischen.
  • Rechnungen und BelegeEingang und Ausgang abgleichen, nach Monat ablegen, an die Buchhaltung übergeben, offene Posten von selbst anmahnen.
  • Dateien und DatenBenennen, ablegen, wiederfinden. Daten zwischen CRM, Ticketsystem, Tabellen und Buchhaltung übertragen, ohne dass jemand tippt.
  • KI-Agenten auf Ihren DatenEin Firmen-Chat, der nur zeigt, was der Fragende sehen darf. Ein Agent, der Kundenanfragen beantwortet. Einer, der Angebote vorbereitet.
Kleine Gruppe in einer Schulung vor einem Flipchart
SÄULE 2

Menschen befähigen

Automation und KI nützen nichts, wenn die Mitarbeiter sie nicht nutzen. Wir schulen Ihr Team an seinen eigenen Aufgaben und begleiten die Einführung, bis die Nutzung selbstverständlich ist.

  • Copilot und KI-GrundlagenSicher und konkret: Was das Werkzeug kann, was es nicht kann, wie man es im eigenen Arbeitsalltag einsetzt.
  • Weiterführend: n8n, Zapier, MakeFür Teams, die selbst Abläufe bauen wollen. Damit die nächste Automation aus Ihrem Haus kommt, nicht von uns.
  • Ein KI-Experte im eigenen HausWir bilden eine Person in Ihrem Betrieb zur internen Ansprechperson aus. Der günstigste Weg, das Thema dauerhaft zu halten.
  • Pflichtschulung nach Artikel 4 EU AI ActDie Pflicht zur KI-Kompetenz Ihrer Mitarbeiter gilt seit Februar 2025 und wird seit August 2026 durchgesetzt. Wir schulen mit Nachweis.
  • VorträgeFür Verbände, Unternehmerkreise und Systemhaus-Netzwerke. Ohne Verkaufsdruck, mit Beispielen aus dem laufenden Betrieb.

Das Ergebnis: mehr Ergebnis pro Kopf.

Dieselbe Anzahl Leute schafft deutlich mehr. Sie bekommen Zeit zurück, Ihre Mitarbeiter werden von Routinearbeit befreit, Fehler verschwinden, und der Betrieb wächst, ohne dass Sie einstellen müssen.

Gebaut mit Werkzeugen, die Sie oft schon im Haus haben
  • Microsoft 365
  • HubSpot
  • n8n
  • Zapier
  • Make
Techniker steckt Netzwerkkabel in einen Serverschrank
Für IT-Systemhäuser

Sie kennen Technik. Ihre eigenen Abläufe kennen Sie auch.

Lizenzabgleich von Hand. Tickets, die dreimal dasselbe fragen. Dokumentation, die niemand pflegt, weil alle im Kundeneinsatz sind. Wir kommen selbst aus dem Systemhaus und bauen zuerst bei Ihnen. Danach, wenn Sie wollen, als Partner für Ihre Endkunden.

  • Rechnungen gegen Lizenz- und Monitoring-Daten abgleichenEingang und Ausgang. Jede Differenz wird gemeldet, bevor sie Marge kostet.
  • Tickets dokumentieren, zuordnen, Wiederholer erkennenDie Doku schreibt sich aus dem Ticket, nicht der Techniker nach Feierabend.
  • Firmen-Chat auf eigenen Daten mit BerechtigungslogikDSGVO-konform, Rechte aus Active Directory und SharePoint. Jeder sieht nur, was er sehen darf.
Erstgespräch für Systemhäuser anfragen
Leistungen

Was wir anbieten, in der Reihenfolge, in der es Sinn ergibt.

Vom ersten Gespräch bis zum laufenden Betrieb. Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf, und nach jedem entscheiden Sie neu, ob und wie es weitergeht.

  1. Erstgespräch

    Kostenlos, vor Ort oder online. Wir sprechen über Ihre Ausgangslage und Ihr Ziel und sagen ehrlich, was sich lohnt.

    Danach: unsere Einschätzung zum Aufwand und ein individuelles Angebot.

  2. Prozess-Audit

    Zwei Tage bei Ihnen im Büro. Wir nehmen die Abläufe auf, wie sie wirklich laufen, und setzen Prioritäten. Über die BAFA-Beratungsförderung bezuschussbar.

    Danach: ein Umsetzungsplan mit Prioritäten und erwarteter Zeitersparnis pro Kopf.

  3. Umsetzung je Automation

    Angebots- und Vertragsstrecke, Rechnungsabgleich, Mahnwesen, Dateiablage, Datenübergaben, Onboarding neuer Kunden. Zwei bis sechs Wochen je Automation.

    Danach: ein Ablauf, der läuft, dokumentiert ist und Ihnen gehört.

  4. KI-Agenten

    Firmen-Chat auf eigenen Daten mit Berechtigungslogik, FAQ-Agent für Kundenanfragen, Agent für die Angebotsvorbereitung. DSGVO-konform, mit schriftlicher Datenflussbeschreibung vorab.

    Danach: ein Assistent, der Ihre Fragen aus Ihren Unterlagen beantwortet, und nur die, die er beantworten darf.

  5. Betreuung und Ausbau

    Drei Stufen: Care, Grow, Partner. Anpassungen, Upgrades bestehender Workflows, neue Workflows, Störungsbehebung, weitere Beratung, feste Ansprechperson.

    Danach: es läuft weiter. Auch in zwei Jahren, auch wenn sich Ihr Betrieb ändert.

  6. Schulung und Ausbildung

    Copilot-Basis, Aufbau-Workshops zu n8n, Zapier und Make, Ausbildung eines KI-Experten in Ihrem Haus, Pflichtschulung nach Artikel 4 EU AI Act, Vorträge für Verbände und Netzwerke.

    Danach: ein Team, das die Werkzeuge nutzt, und ein Nachweis für die Schulungspflicht.

Fertig, wenn es läuft.

Wir liefern kein Konzept und keine Folien. Fertig ist ein Auftrag, wenn der Ablauf in Ihrem Betrieb läuft und Ihre Mitarbeiter damit arbeiten. Bis dahin bleiben wir dran. Das ist keine Formulierung, das steht im Vertrag.

Nichts Neues lernen.

Wir integrieren in die Systeme, die Sie haben. Ihre Mitarbeiter setzen denselben Status wie bisher, alles Weitere passiert im Hintergrund. Wo sie selbst mit KI arbeiten, haben sie es vorher an ihren eigenen Aufgaben gelernt.

Deshalb schläft das nicht nach acht Wochen ein: Es gibt nichts, woran man sich gewöhnen müsste.

Förderung: Das Prozess-Audit kann über die BAFA-Beratungsförderung „Förderung unternehmerischen Know-hows“ bezuschusst werden, in Nordrhein-Westfalen mit 50 Prozent der Beratungskosten. Ob Ihr Betrieb die Voraussetzungen erfüllt, klären wir im Erstgespräch.

Wer das baut

Zwei Leute. Beide aus der Praxis, keiner aus der Folienabteilung.

Marcel Kohmann, Gründer von KOHPRA

Marcel Kohmann

Gründer · Automationen, KI und Prozessdesign

Mehrfacher Unternehmer. Betreibt seine bestehenden Firmen weitgehend allein, weil die Abläufe ohne ihn laufen. Bei KOHPRA zeichnet er Ihre Abläufe auf und baut die Automationen. Was er baut, hat er vorher an seinem eigenen Betrieb ausprobiert.

Luca Hübscher, Gründer von KOHPRA

Luca Hübscher

Gründer · Schulung, KI und Automationen

Kommt aus einem IT-Systemhaus und kennt die Branche von innen: die Ticketflut, den Lizenzabgleich, die Kunden. Bei KOHPRA sorgt er dafür, dass Ihr Team die neuen Abläufe versteht, benutzt und selbst weiterentwickelt.

Was Sie sich jetzt wahrscheinlich denken

Die Einwände, die wir in jedem ersten Gespräch hören.

„Das ist bei uns zu speziell.“

Möglich. Deshalb beginnt jede Zusammenarbeit mit einem Gespräch, in dem wir uns Ihre Abläufe ansehen, bevor irgendetwas gebaut oder angeboten wird. Wenn dabei herauskommt, dass es sich nicht lohnt, sagen wir das.

„Wir haben schon mal ein IT-Projekt versenkt.“

Fast jeder hatte das. Solche Projekte scheitern selten an der Technik, sondern daran, dass sie zu groß anfangen und im Tagesgeschäft versanden. Deshalb: kleiner Umfang, feste Termine, erstes sichtbares Ergebnis nach etwa vier Wochen. Und fertig ist es erst, wenn es läuft. Das steht im Vertrag.

„Meine Leute machen da nicht mit.“

Wenn Ihr Team das Gefühl hat, es soll ersetzt werden, funktioniert nichts davon. Deshalb ist die Arbeit mit den Menschen kein Zusatz, sondern Teil des Auftrags. Ihre Mitarbeiter lernen kein neues Programm. Sie setzen weiter denselben Status im System, den sie ohnehin setzen. Es passiert danach nur mehr.

Und sie erleben zuerst, was ihnen abgenommen wird, nicht, was ihnen weggenommen wird. Das ist der Grund, warum diese Art zu arbeiten nicht nach acht Wochen einschläft.

„Was kostet das wirklich?“

Das hängt von Ihren Abläufen ab. Das Erstgespräch kostet nichts. Danach bekommen Sie ein individuelles Angebot mit dem Aufwand, schriftlich, bevor Sie sich entscheiden. Keine offenen Rechnungen, keine Überraschungen. Die Zahlen nennen wir, wenn wir wissen, worüber wir reden, und nicht in einem Katalog.

„Läuft das auch, wenn ihr weg seid?“

Ja. Alles ist dokumentiert, nichts liegt in einem Kopf, die Werkzeuge gehören Ihnen. Wer möchte, bekommt Betrieb und Weiterentwicklung mit fester Ansprechperson, Störungen werden meist am selben Tag behoben. Wer es lieber selbst betreibt, dessen Team bilden wir dafür aus. Das ist derselbe Anspruch, den wir an Ihren Betrieb stellen: Er soll nicht an einzelnen Köpfen hängen. Auch nicht an unseren.

„Ist das DSGVO-sicher?“

Sie bekommen vorab schriftlich, welche Daten wohin fließen, welche ausdrücklich nicht, wer Zugriff hat und wie lange. Das gehört zum Angebot, nicht auf Nachfrage. KI-Agenten laufen mit Berechtigungslogik aus Ihrem Active Directory oder SharePoint, sodass jeder nur sieht, was er sehen darf. Diese Seite selbst setzt keine Cookies und kein Tracking ein. So halten wir es auch bei Ihnen.

„Wie lange dauert das?“

Das Erstgespräch: eine Stunde. Das Audit: zwei Tage bei Ihnen, der Plan liegt innerhalb einer Woche vor. Eine einzelne Automation: zwei bis sechs Wochen, je nach Auftrag. Das erste sichtbare Ergebnis sehen Sie nach etwa vier Wochen, nicht nach einem Jahr.

„Müssen wir dafür neue Software kaufen?“

In der Regel nicht. Wir bauen auf dem auf, was Sie haben: Microsoft 365, HubSpot oder Ihr CRM, Ihre Buchhaltung, Ihr Ticketsystem. Die Automationen laufen auf n8n, Zapier oder Make, je nachdem, was zu Ihrem Betrieb passt. Wir verkaufen keine eigenen Lizenzen und verdienen nichts an Software. KI ist bei uns Werkzeug, nicht Produkt.

Der nächste Schritt

Ein Gespräch. Kostenlos. Unverbindlich.

Sie erzählen uns zwei, drei Abläufe, die Sie nerven oder Sie Umsatz kosten. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob sich daran etwas ändern lässt und was es ungefähr bedeutet. Vor Ort oder online.

Kostenloses Erstgespräch anfragen

Eine kurze E-Mail genügt. Wir melden uns am selben Werktag mit Terminvorschlägen.

Oder direkt schreiben: kontakt@kohpra.de
Aus Aachen, vor Ort in Köln, Düsseldorf und Hamburg, online deutschlandweit.

Was im Erstgespräch passiert

  1. Sie beschreiben die Abläufe, bei denen Ihre Mitarbeiter immer wieder dasselbe von Hand machen.
  2. Wir fragen nach, wie die Arbeit heute wirklich läuft und wo sie hakt.
  3. Wir sagen, was sich davon automatisieren lässt und was nicht.
  4. Wir schätzen den Aufwand und schlagen einen ersten Schritt vor.

Was Sie danach in der Hand haben

  • Eine ehrliche Einschätzung, wo in Ihrem Betrieb die Zeit liegt
  • Unsere Einschätzung zum Aufwand der Lösung
  • Ein individuelles Angebot für den ersten Schritt, schriftlich

Unabhängig davon, ob Sie beauftragen.