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Ablauf Beweis Leistungen Ersparnisrechner Team Fragen +49 172 6629492 Kostenlosen Workshop buchen
Für Dienstleister mit 10 bis 150 Mitarbeitern

Zehn schaffen, wofür Sie sonst fünfzehn bräuchten.

Sie finden keine Leute. Also bauen wir Ihren Betrieb so um, dass die Routinearbeit von selbst läuft. Wir bauen die Automationen, und wir bringen Ihrem Team bei, sie im Alltag zu nutzen.

Kostenlosen Einstiegs-Workshop buchen Ersparnis berechnen
  • Festpreis, den Sie vorher kennen
  • 90 Minuten Einstieg, kostenlos
  • Aachen, Köln, Düsseldorf, deutschlandweit
Eine Hand zeichnet einen Prozessablauf auf Papier, daneben ein Laptop
Aus dem eigenen Betrieb des Gründers. Kein Konzept, ein laufender Betrieb.
0Std.
am Tag, die dort niemand mehr von Hand macht
0
Schritte vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Rechnung. Drei davon macht ein Mensch.
0+
Verträge und Reservierungen im Jahr. Kein Dokument von Hand erstellt.
0Jahre
im täglichen Einsatz, ohne Backoffice
Wo die Zeit bleibt

Ihre bestbezahlten Leute machen die Arbeit, die keiner sehen will.

Rechnungen abgleichen. Dateien benennen. Angebote nachfassen. Daten von einem Programm ins nächste tippen. In einem Betrieb mit 20 Personen sind das Monat für Monat Stunden, die niemand auf dem Zettel hat, weil sie auf 20 Köpfe verteilt sind.

  1. Angebote und Verträge schreiben, nachfassen, ablegen
    60Std./Monat
  2. Dieselben Fragen beantworten von Kunden, Partnern, Kollegen
    55Std./Monat
  3. Dateien und Belege benennen, ablegen, wiederfinden
    50Std./Monat
  4. Daten von Hand übertragen CRM, Tickets, Tabellen, Buchhaltung
    45Std./Monat
  5. Rechnungen und Mahnungen stellen, prüfen, hinterhertelefonieren
    40Std./Monat
  6. Das entspricht anderthalb Vollzeitstellen. Die Sie nicht ausschreiben, weil sie schon da sind. Nur eben verteilt.
    250Std./Monat

Erfahrungswerte aus Prozessaufnahmen, bewusst vorsichtig gerechnet: gut eine halbe Stunde pro Kopf und Arbeitstag. Wie viel es in Ihrem Betrieb ist, rechnen wir im Workshop an Ihren Abläufen nach.

Ein hoher Stapel Akten und Papiere auf einem Schreibtisch im Büro
So arbeitet KOHPRA

Vier Schritte. Jeder mit einem Ergebnis, das Sie in der Hand halten.

Niemand muss alles auf einmal machen. In aller Regel beginnt es mit einem einzigen Ablauf, der spürbar nervt. Der erste Schritt kostet nichts, hat ein Enddatum, und Sie entscheiden danach in Ruhe.

  1. Einstiegs-Workshop

    90 Minuten · kostenlosbei Ihnen oder online

    Sie beschreiben zwei, drei Abläufe, die Zeit fressen. Wir zeichnen sie auf und finden die Stellen, an denen Menschen wiederkehrende Arbeit machen. Wir sagen ehrlich, ob sich daran etwas ändern lässt.

    DANACH HABEN SIEDrei konkrete Automationsstellen mit Stundenschätzung und die Aufzeichnung Ihrer Abläufe. Beides behalten Sie, auch wenn Sie nichts beauftragen.

  2. Prozess-Audit

    2 Tage im BetriebFestpreis

    Wir sitzen neben Ihren Leuten und sehen, wie die Arbeit wirklich läuft, nicht wie sie im Organigramm steht. Daraus entsteht ein Plan mit Prioritäten: Was zuerst, was danach, was gar nicht.

    DANACH HABEN SIEEinen Umsetzungsplan mit Festpreis je Automation und der erwarteten Ersparnis pro Kopf. Über die BAFA-Beratungsförderung bezuschussbar.

  3. Umsetzung

    2 bis 6 Wochen je AutomationFestpreis

    Wir bauen auf dem, was Sie haben: Microsoft 365, HubSpot oder Ihr CRM, Ihre Buchhaltung. Ihre Leute lernen kein neues Programm. Sie setzen weiter denselben Status, den sie ohnehin setzen. Es passiert danach nur mehr.

    DANACH HABEN SIEEinen Ablauf, der in Ihrem Betrieb läuft und dokumentiert ist. Erstes sichtbares Ergebnis nach etwa vier Wochen. Fertig ist er erst, wenn er läuft.

  4. Betrieb und Ausbau

    laufendmonatlich kündbar

    Überwachung, Störungsbehebung meist am selben Tag, Anpassungen, wenn sich Ihr Betrieb ändert, neue Automationen, wenn die nächste Stelle dran ist. Eine feste Ansprechperson.

    DANACH HABEN SIEDie Antwort auf „Läuft das auch, wenn ihr weg seid?“. Ja. Und wenn Sie es lieber selbst betreiben, bilden wir Ihre Leute dafür aus.

Parallel dazu, oft davor: Ihr Team. Ein Vortrag oder ein halber Tag mit Ihren Mitarbeitern, nicht als Grundlagenkurs, sondern an ihren eigenen Aufgaben. Damit Ihre Leute zuerst erleben, was ihnen abgenommen wird, nicht, was ihnen weggenommen wird.

Mit Schritt 1 anfangen: Workshop buchen
Beweis statt Behauptung

Ein Betrieb, den ein Mensch trägt.
Seit über zwei Jahren, jeden Tag.

Der Gründer von KOHPRA betreibt eine Investment-Vermittlung, in der der komplette Ablauf, von der ersten Anfrage bis zur letzten Mahnung, nicht davon abhängt, ob jemand daran denkt. Kein Backoffice, keine zusätzliche Mannschaft. Das ist die Firma, an der jede Strecke entwickelt wurde, bevor sie zu einem Kunden geht.

Die meisten Anbieter erzählen Ihnen, was danach besser wird. Wir sagen Ihnen lieber, was dort nicht mehr passieren kann. Das lässt sich nämlich überprüfen.

  • Kein Interessent bleibt unbeantwortet.
  • Kein Angebot wird vergessen nachzufassen.
  • Keine Rechnung wird nicht gestellt.
  • Keine Mahnung wird nicht geschrieben.
  • Kein Dokument liegt an der falschen Stelle.
  • Keine Frage muss zweimal beantwortet werden.
3Std.
am Tag, die dort niemand mehr von Hand macht. Vorsichtig geschätzt.
21
Schritte vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Rechnung
350+
Verträge und Reservierungen im Jahr über zwei Gesellschaften
3
Stellen, an denen bewusst ein Mensch entscheidet

Der Mensch entscheidet. Die Maschine führt aus.

An drei Stellen im gesamten Ablauf sitzt bewusst ein Mensch: dort, wo eine Entscheidung wirklich einen Menschen braucht. Überall sonst läuft es. Jede dieser Strecken führen wir Ihnen im Workshop live vor. Das ist der Unterschied zwischen einem Angebot und einem Beweis.

Die Strecke, die dort läuft

Vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Rechnung. Blau markiert die Stellen, an denen ein Mensch sitzt.

  1. Anfrage kommt herein, wird eingeordnet und im CRM angelegt
  2. Bestätigung mit Terminvorschlag, Erinnerung, wenn keiner gebucht wird
  3. Terminbestätigung und Erinnerung an den Kunden
  4. Das Beratungsgespräch MENSCH
  5. Nachfassstrecke über vier Wochen, fünf E-Mails, hört von selbst auf, sobald der Kunde antwortet
  6. Reservierung: Dokument wird aus den CRM-Daten erzeugt, der Kunde trägt ein und unterschreibt
  7. Daten laufen ins CRM, in die Übersicht und in den richtigen Ordner
  8. Vertragswerk wird individuell erzeugt und geht zur Unterschrift, Erinnerung nach drei Tagen
  9. Freigabe der Rechnung MENSCH
  10. Rechnung geht heraus, wird abgelegt, der Partner wird informiert
  11. Erste, zweite, dritte Zahlungserinnerung, jeweils vom richtigen Absender
  12. Prüfung des Zahlungseingangs MENSCH
  13. Bestätigung an den Kunden, Übersichten auf Stand
  14. Eingehende Belege: in einen Ordner ziehen, erkannt, nach Monat abgelegt, an die Buchhaltung übergeben

Kundenstimmen

Die ersten Projekte laufen. Zitate veröffentlichen wir, sobald ein Kunde sie freigegeben hat. Keine erfundenen, keine anonymen. Bis dahin steht hier das, was wir wirklich vorzeigen können: der eigene Betrieb, live, im Workshop.

„Zitat des Kunden in seinen Worten.“
Vorname Nachname, Funktion, Firma, Ort
„Zitat des Kunden in seinen Worten.“
Vorname Nachname, Funktion, Firma, Ort
„Zitat des Kunden in seinen Worten.“
Vorname Nachname, Funktion, Firma, Ort
Zwei Säulen, ein Ergebnis

Gebaut und benutzt. Nur beides zusammen verändert Ihre Zahlen.

Berater liefern Folien. Softwareanbieter liefern Lizenzen. Beides nützt nichts, wenn im Betrieb danach niemand anders arbeitet. Deshalb machen wir beides: Wir bauen den Ablauf, und wir sorgen dafür, dass Ihre Leute ihn benutzen.

Zwei Personen besprechen einen Ablauf am Laptop
SÄULE 1

Automationen bauen und betreiben

Wir finden die Stellen, an denen Menschen wiederkehrende Arbeit machen, und bauen Abläufe, die diese Arbeit übernehmen. Sie müssen die Technik nicht verstehen. Sie bekommen das Ergebnis: Der Prozess läuft ohne Sie.

  • Angebots- und VertragsstreckeVom Erstkontakt über Nachfassen, Unterschrift und Rechnung bis zur Ablage, ohne Handgriff dazwischen.
  • Rechnungen und BelegeEingang und Ausgang abgleichen, nach Monat ablegen, an die Buchhaltung übergeben, offene Posten von selbst anmahnen.
  • Dateien und DatenBenennen, ablegen, wiederfinden. Daten zwischen CRM, Ticketsystem, Tabellen und Buchhaltung übertragen, ohne dass jemand tippt.
  • KI-Agenten auf Ihren DatenEin Firmen-Chat, der nur zeigt, was der Fragende sehen darf. Ein Agent, der Kundenanfragen beantwortet. Einer, der Angebote vorbereitet.
Kleine Gruppe in einer Schulung vor einem Flipchart
SÄULE 2

Menschen befähigen

Automation und KI nützen nichts, wenn die Mitarbeiter sie nicht nutzen. Wir schulen Ihr Team an seinen eigenen Aufgaben und begleiten die Einführung, bis die Nutzung selbstverständlich ist.

  • Copilot und KI-GrundlagenSicher und konkret: Was das Werkzeug kann, was es nicht kann, wie man es im eigenen Arbeitsalltag einsetzt.
  • Weiterführend: n8n, Zapier, MakeFür Teams, die selbst Abläufe bauen wollen. Damit die nächste Automation aus Ihrem Haus kommt, nicht von uns.
  • Ein KI-Experte im eigenen HausWir bilden eine Person in Ihrem Betrieb zur internen Ansprechperson aus. Der günstigste Weg, das Thema dauerhaft zu halten.
  • Pflichtschulung nach Artikel 4 EU AI ActDie Pflicht zur KI-Kompetenz Ihrer Mitarbeiter gilt seit Februar 2025 und wird seit August 2026 durchgesetzt. Wir schulen mit Nachweis.
  • VorträgeFür Verbände, Unternehmerkreise und Systemhaus-Netzwerke. Ohne Verkaufsdruck, mit Beispielen aus dem laufenden Betrieb.

Das Ergebnis: mehr Ergebnis pro Kopf.

Ein Team von zehn schafft, was vorher fünfzehn gebraucht hätten. Sie bekommen Zeit zurück, Ihre Mitarbeiter werden von Routinearbeit befreit, Fehler verschwinden, und der Betrieb wächst, ohne dass Sie einstellen müssen.

Gebaut mit Werkzeugen, die Sie oft schon im Haus haben
  • Microsoft 365
  • HubSpot
  • n8n
  • Zapier
  • Make
Techniker steckt Netzwerkkabel in einen Serverschrank
Für IT-Systemhäuser

Sie kennen Technik. Ihre eigenen Abläufe kennen Sie auch.

Lizenzabgleich von Hand. Tickets, die dreimal dasselbe fragen. Dokumentation, die niemand pflegt, weil alle im Kundeneinsatz sind. Wir kommen selbst aus dem Systemhaus und bauen zuerst bei Ihnen. Danach, wenn Sie wollen, als Partner für Ihre Endkunden.

  • Rechnungen gegen Lizenz- und Monitoring-Daten abgleichenEingang und Ausgang. Jede Differenz wird gemeldet, bevor sie Marge kostet.
  • Tickets dokumentieren, zuordnen, Wiederholer erkennenDie Doku schreibt sich aus dem Ticket, nicht der Techniker nach Feierabend.
  • Firmen-Chat auf eigenen Daten mit BerechtigungslogikDSGVO-konform, Rechte aus Active Directory und SharePoint. Jeder sieht nur, was er sehen darf.
Workshop für Systemhäuser buchen
Ersparnisrechner

Was kostet Sie Routinearbeit im Jahr?

Drei Regler, Ihre Zahlen. Die Rechnung läuft nur in Ihrem Browser. Nichts wird gespeichert, nichts wird übertragen.

Alle, die regelmäßig mit Angeboten, Rechnungen, Dateien oder Kundenanfragen zu tun haben.
h
Vorsichtiger Erfahrungswert: 3 bis 5 Stunden. Viele Betriebe liegen höher.
€
Gehalt plus Nebenkosten, geteilt durch die produktiven Stunden. Bei Fachkräften oft 40 bis 80 Euro.
IHRE ROUTINEARBEIT IM JAHR
Stunden pro Jahr
3.680 Std.
Das entspricht
2,3 Vollzeitstellen
Kosten pro Jahr
165.600 €

Nicht alles davon lässt sich automatisieren, erfahrungsgemäß ein Drittel bis die Hälfte. Welche Stellen das bei Ihnen sind, rechnen wir im Workshop an Ihren Abläufen nach. Kostenlos.

Kostenlosen Einstiegs-Workshop buchen

Sie kommen mit dieser Zahl. Sie gehen mit drei konkreten Stellen, an denen sie kleiner wird.

Leistungen

Was wir anbieten, in der Reihenfolge, in der es Sinn ergibt.

Jeder Schritt hat einen Festpreis, den Sie vor der Beauftragung schriftlich bekommen. Keine Tagessätze, keine offenen Rechnungen, keine Nachträge. Die Zahlen nennen wir Ihnen im Workshop, für Ihre Abläufe und nicht aus einem Katalog.

  1. Einstiegs-Workshop

    90 Minuten, kostenlos, bei Ihnen oder online. Wir sehen uns Ihre Abläufe an und finden die Stellen, an denen Zeit liegt.

    Danach: drei konkrete Automationsstellen mit Stundenschätzung.

  2. Prozess-Audit

    Zwei Tage in Ihrem Betrieb. Wir nehmen die Abläufe auf, wie sie wirklich laufen, und setzen Prioritäten. Über die BAFA-Beratungsförderung bezuschussbar.

    Danach: ein Umsetzungsplan mit Festpreis je Automation und erwarteter Ersparnis pro Kopf.

  3. Umsetzung je Automation

    Angebots- und Vertragsstrecke, Rechnungsabgleich, Mahnwesen, Dateiablage, Datenübergaben, Onboarding neuer Kunden. Zwei bis sechs Wochen je Automation.

    Danach: ein Ablauf, der läuft, dokumentiert ist und Ihnen gehört.

  4. KI-Agenten

    Firmen-Chat auf eigenen Daten mit Berechtigungslogik, FAQ-Agent für Kundenanfragen, Agent für die Angebotsvorbereitung. DSGVO-konform, mit schriftlicher Datenflussbeschreibung vorab.

    Danach: ein Assistent, der Ihre Fragen aus Ihren Unterlagen beantwortet, und nur die, die er beantworten darf.

  5. Betrieb und Weiterentwicklung

    Drei Stufen: Care, Grow, Partner. Überwachung, Störungsbehebung meist am selben Tag, Anpassung, neue Automationen, feste Ansprechperson. Monatlich kündbar.

    Danach: es läuft weiter. Auch in zwei Jahren, auch wenn sich Ihr Betrieb ändert.

  6. Schulung und Ausbildung

    Copilot-Basis, Aufbau-Workshops zu n8n, Zapier und Make, Ausbildung eines KI-Experten in Ihrem Haus, Pflichtschulung nach Artikel 4 EU AI Act, Vorträge für Verbände und Netzwerke.

    Danach: ein Team, das die Werkzeuge nutzt, und ein Nachweis für die Schulungspflicht.

Fertig, wenn es läuft.

Wir liefern kein Konzept und keine Folien. Fertig ist ein Auftrag, wenn der Ablauf in Ihrem Betrieb läuft und Ihre Leute ihn benutzen. Bis dahin arbeiten wir, zum vereinbarten Festpreis. Das ist keine Formulierung, das steht im Vertrag.

Festpreis. Vorher. Schriftlich.

Der Mittelstand hat schlechte Erfahrungen mit Projekten, die nie fertig wurden, und Beratern, die nach dem Konzept verschwunden sind. Deshalb gibt es bei uns keine Tagessätze. Sie wissen vor der Beauftragung, was es kostet, und danach ändert sich die Zahl nicht mehr.

Der Einstieg kostet nichts. Alles danach hängt von Ihren Abläufen ab, deshalb steht der Preis im Angebot und nicht auf dieser Seite.

Förderung: Das Prozess-Audit kann über die BAFA-Beratungsförderung „Förderung unternehmerischen Know-hows“ bezuschusst werden, in Nordrhein-Westfalen mit 50 Prozent der Beratungskosten. Ob Ihr Betrieb die Voraussetzungen erfüllt, klären wir im Workshop.

Wer das baut

Zwei Leute. Beide aus der Praxis, keiner aus der Folienabteilung.

Marcel Kohmann, Gründer von KOHPRA

Marcel Kohmann

Gründer · Automation und Prozessdesign

Mehrfacher Unternehmer. Betreibt seine bestehenden Firmen weitgehend allein, weil die Abläufe ohne ihn laufen. Bei KOHPRA zeichnet er Ihre Abläufe auf und baut die Automationen. Was er baut, hat er vorher an seinem eigenen Betrieb ausprobiert.

Luca Hübscher, Mitgründer von KOHPRA

Luca Hübscher

Mitgründer · Schulung und Einführung

Kommt aus einem IT-Systemhaus und kennt die Branche von innen: die Ticketflut, den Lizenzabgleich, die Kunden. Bei KOHPRA sorgt er dafür, dass Ihr Team die neuen Abläufe versteht, benutzt und selbst weiterentwickelt.

Was Sie sich jetzt wahrscheinlich denken

Die Einwände, die wir in jedem ersten Gespräch hören.

„Das ist bei uns zu speziell.“

Möglich. Deshalb beginnt jede Zusammenarbeit mit 90 Minuten, in denen wir uns Ihre Abläufe ansehen und aufzeichnen, bevor irgendetwas gebaut oder angeboten wird. Wenn dabei herauskommt, dass es sich nicht lohnt, sagen wir das. Sie behalten die Aufzeichnung trotzdem.

„Wir haben schon mal ein IT-Projekt versenkt.“

Fast jeder hatte das. Solche Projekte scheitern selten an der Technik, sondern daran, dass sie zu groß anfangen und im Tagesgeschäft versanden. Deshalb: kleiner Umfang, feste Termine, Festpreis, erstes sichtbares Ergebnis nach etwa vier Wochen. Und fertig ist es erst, wenn es läuft. Das steht im Vertrag.

„Meine Leute machen da nicht mit.“

Wenn Ihr Team das Gefühl hat, es soll ersetzt werden, funktioniert nichts davon. Deshalb ist die Arbeit mit den Menschen kein Zusatz, sondern Teil des Auftrags. Ihre Leute lernen kein neues Programm. Sie setzen weiter denselben Status im System, den sie ohnehin setzen. Es passiert danach nur mehr.

Und sie erleben zuerst, was ihnen abgenommen wird, nicht, was ihnen weggenommen wird. Das ist der Grund, warum diese Art zu arbeiten nicht nach acht Wochen einschläft.

„Was kostet das wirklich?“

Einen Festpreis, den Sie vor der Beauftragung schriftlich bekommen. Keine Tagessätze, keine Nachträge, keine offenen Rechnungen. Der Einstieg kostet nichts. Was die Schritte danach kosten, hängt von Ihren Abläufen ab. Deshalb nennen wir die Zahlen im Workshop, wenn wir wissen, worüber wir reden, und nicht in einem Katalog.

„Läuft das auch, wenn ihr weg seid?“

Ja. Alles ist dokumentiert, nichts liegt in einem Kopf, die Werkzeuge gehören Ihnen. Wer möchte, bekommt Betrieb und Weiterentwicklung mit fester Ansprechperson, Störungen werden meist am selben Tag behoben. Wer es lieber selbst betreibt, dessen Team bilden wir dafür aus. Das ist derselbe Anspruch, den wir an Ihren Betrieb stellen: Er soll nicht an einzelnen Köpfen hängen. Auch nicht an unseren.

„Ist das DSGVO-sicher?“

Sie bekommen vorab schriftlich, welche Daten wohin fließen, welche ausdrücklich nicht, wer Zugriff hat und wie lange. Das gehört zum Angebot, nicht auf Nachfrage. KI-Agenten laufen mit Berechtigungslogik aus Ihrem Active Directory oder SharePoint, sodass jeder nur sieht, was er sehen darf. Diese Seite selbst setzt keine Cookies und kein Tracking ein. So halten wir es auch bei Ihnen.

„Wie lange dauert das?“

Der Workshop: 90 Minuten. Das Audit: zwei Tage bei Ihnen, der Plan liegt innerhalb einer Woche vor. Eine einzelne Automation: zwei bis sechs Wochen. Das erste sichtbare Ergebnis sehen Sie nach etwa vier Wochen, nicht nach einem Jahr.

„Müssen wir dafür neue Software kaufen?“

In der Regel nicht. Wir bauen auf dem auf, was Sie haben: Microsoft 365, HubSpot oder Ihr CRM, Ihre Buchhaltung, Ihr Ticketsystem. Die Automationen laufen auf n8n, Zapier oder Make, je nachdem, was zu Ihrem Betrieb passt. Wir verkaufen keine eigenen Lizenzen und verdienen nichts an Software. KI ist bei uns Werkzeug, nicht Produkt.

Der nächste Schritt

90 Minuten. Kostenlos. Bei Ihnen oder online.

Sie erzählen uns zwei, drei Abläufe, die Sie nerven. Wir zeichnen sie auf und sagen Ihnen ehrlich, ob sich daran etwas ändern lässt und was es ungefähr bedeutet. Sie behalten die Aufzeichnung, unabhängig davon, wie Sie sich entscheiden.

Kostenlosen Einstiegs-Workshop buchen

Termin direkt im Kalender wählen. Keine Anmeldung, kein Formular.

Lieber anrufen oder schreiben? +49 172 6629492 · kontakt@kohpra.de
Wir melden uns am selben Werktag. Aus Aachen, vor Ort in Köln, Düsseldorf und dem Ruhrgebiet.

Was in den 90 Minuten passiert

  1. Sie beschreiben die Abläufe, bei denen Ihre Leute immer wieder dasselbe von Hand machen.
  2. Wir zeichnen sie auf und finden die Stellen, an denen Zeit liegt.
  3. Wir schätzen die Stunden pro Monat, die dort verschwinden.
  4. Wir sagen, was sich lohnt, was nicht, und was der nächste Schritt kosten würde.

Was Sie danach in der Hand haben

  • Drei konkrete Automationsstellen in Ihrem Betrieb, mit Stundenschätzung
  • Die Aufzeichnung Ihrer Abläufe, so wie sie heute laufen
  • Einen Festpreis-Rahmen für den nächsten Schritt, schriftlich

Unabhängig davon, ob Sie beauftragen.